Privacyverklaring

voor advies- en beheerwerkzaamheden

Uw persoonsgegevens

Het gaat om de persoonsgegevens die HLS nodig heeft om u te kunnen adviseren of een advies uit te voeren, een financieel product te beheren en/of te wijzigen. Dat doet HLS niet op eigen initiatief maar alleen als u dat vraagt of hiervoor een opdracht geeft. Uw verzoek of de opdracht is de reden waarom uw persoonsgegevens mogen worden gebruikt. Uw persoonsgegevens worden dus alleen gebruikt voor het doel waarvoor u de gegevens hebt gegeven.

De persoonsgegevens kunnen bijvoorbeeld uw contact- en identificatiegegevens zijn, maar ook uw financiële gegevens. Belangrijke gegevens waar HLS strikt vertrouwelijk mee omgaat.

HLS vraagt alleen de informatie die nodig is voor een verantwoord en passend advies. Alleen dan lukt het om een goede oplossing te vinden voor de vraag die u aan ons stelt. Missen er informatie of mag HLS het maar beperkt gebruiken? Dan kan HLS geen volledig advies geven. HLS zal dan laten weten welke onderdelen u dan mist en wat hiervan de consequenties zijn. In sommige gevallen zal zelfs helemaal geen advies kunnen worden uitgebracht.

Persoonsgegevens via andere organisaties

Mocht HLS uw persoonsgegevens van een andere organisatie of onderneming ontvangen, zoals bijvoorbeeld uw bank of uw verzekeraar of ondernemingen uit ons commerciële netwerk, dan laat HLS u weten uit welke bron deze informatie afkomstig is. Is uw toestemming vereist dan controleert HLS of u hiermee hebt ingestemd.

Met wie kunnen uw persoonsgegevens worden gedeeld?

Uw persoonsgegevens kunnen met derden worden gedeeld als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van het advies of het doorvoeren van een wijziging op een bestaand financieel product, zoals bijvoorbeeld een polis. Uw persoonsgegevens worden niet gedeeld met organisaties in landen buiten de Europese Unie (EU).
Afhankelijk van de situatie kan HLS uw persoonsgegevens verstrekken aan:

    • Verzekeraars
    • Pensioenfondsen
    • Premiepensioeninstellingen
    • Banken en geldverstrekkers
    • Beleggingsinstellingen
    • Accountants
    • Boekhouders
    • Salarisadministratiebureaus
    • Fiscalisten
    • (Pensioen)advocaten en/of (pensioen)juristen

Samenwerkende bedrijven: onze leveranciers (verwerkers)

Binnen haar bedrijfsvoering besteedt HLS ook werkzaamheden uit. Denkt u bijvoorbeeld aan bedrijven die software leveren voor de administratie of de website hosten. Deze bedrijven hebben geen zeggenschap over de persoonsgegevens en HLS blijft verantwoordelijk voor een zorgvuldig gebruik van de betreffende persoonsgegevens. HLS maakt goede afspraken met haar leveranciers over het gebruik en de bescherming van de persoonsgegevens en legt deze vast in een overeenkomst (verwerkersovereenkomst).

Termijn van gegevensbewaring

Het kan zijn dat de wet de bewaartermijn bepaalt. Is dit niet het geval dan bewaart HLS uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Hoe lang uw persoonsgegevens worden bewaard, hangt af van de werkzaamheden die HLS voor u heeft uitgevoerd.

Bescherming persoonsgegevens

HLS gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. De bedrijfsvoering is hierop afgestemd en er zijn passende technische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk tegen onrechtmatig gebruik te beschermen. Aan leveranciers van software en IT-systemen wordt gevraagd om minimaal gelijkwaardige beveiligingsmaatregelen te treffen.
HLS-medewerkers kunnen uw gegevens alleen zien als ze daarvoor toestemming hebben. Hiernaast hebben ze onze gedragscode “bescherming persoonsgegevens” en de wettelijke verplichte eed/belofte afgelegd dat ze zich houden aan wet- en regelgeving, integer zullen handelen en de geheimhoudingsplicht in acht zullen nemen.

Welke rechten hebt u?

U beschikt over een aantal rechten om te bepalen hoe HLS uw persoonsgegevens gebruikt of om het gebruik te controleren:

  • U kunt op basis van het ‘recht op inzage’ kosteloos een overzicht vragen van uw persoonsgegevens, die HLS in haar administratie heeft.
  • U kunt vragen om uw persoonsgegevens te corrigeren als u denkt dat deze niet juist zijn.
  • U kunt ons vragen uw persoonsgegevens uit onze administratie te verwijderen als u niet langer wilt dat HLS daarover beschikt en de wet ons dit toestaat (recht op vergetelheid).
  • U kunt vragen persoonsgegevens uitsluitend te gebruiken voor een specifiek doel. Bijvoorbeeld als HLS uw persoonsgegevens niet meer nodig heeft, maar u wilt dat we deze bewaren omdat u ze nodig hebt voor een juridisch geschil dat nog loopt (recht op beperking van de verwerking).
  • U kunt HLS vragen uw gegevens over te dragen aan een andere organisatie, zoals een advocaat of accountant (recht van dataportabiliteit).
  • U kunt bezwaar maken wanneer HLS uw persoonsgegevens gebruikt vanuit onze bedrijfsactiviteiten (gerechtvaardigd belang van de onderneming). HLS houdt u bijvoorbeeld graag op de hoogte van financiële zaken die voor u relevant zijn. Als u dit niet wilt, kunt u bezwaar maken en zal binnen een maand aan uw verzoek worden voldaan (recht van bezwaar).